Home | Kontakt | English

Hvordan bliver en kommune teknologisk moden?

Af Forskningsassistent Nikolaj Klee, Center for it-ledelse, Aalborg Universitet

Med udgangspunkt i fire teoretiske modenhedsfaser diskuterede forskere og kommunale medarbejdere den kommende tids største teknologiske og organisatoriske udfordringer på vejen mod bedre offentlige services. Workshoppen fandt sted ved et fællesseminar i eGov+ projektet.

Det fjerde fællesseminar i eGov+ projektet d. 21. august bød på mange spændende præsentationer og workshopper. En af disse opfordrede til en diskussion af, hvad der gør kommuner teknologisk modne. Fire modenhedsfaser blev foreslået og med udgangspunkt i disse blev det diskuteret, hvordan kommuner bedst gør brug af eksisterende og kommende teknologier i deres forsøg på at forbedre administration og offentlige services.

Pernille Kræmmergaard fra Center for it-ledelse præsenterede indledningsvist hvordan man teoretisk kan forstå den udvikling kommunerne befinder sig i. Grundtanken var her, at man kan se rejsen mod digital modenhed som en udvikling gennem fire faser. De første trin handler overordnet om at automatisere de eksisterende processer. Når dette er på plads kan man transformere den offentlige service. Herefter blev de fire faser uddybet.

De fire modenhedsfaser

Det første trin, ”tilstedeværelsesfasen” betegnes som et teknologisk spring. Man arbejder her konkret med at etablere sin tilstedeværelse på nettet. Det næste trin ”interaktionsfasen” har også teknologisk karakter og handler om at skabe digital interaktion mellem kommune (eller en anden offentlig myndighed) og borgerne. Det tredje trin ”transaktionsfasen er anderledes end de to første og betegnes som et kulturelt spring. Her arbejder man med at udføre digitale transaktioner, fx betalingsmoduler, men også transaktioner mellem offentlige myndigheder. Det fjerde og sidste trin, ”transformationsfasen” har politisk karakter. Her arbejder man med at transformere de offentlige services.

De centrale teknologier

På baggrund af de fire faser diskuterede deltagerne konkrete eksempler på teknologiske løsninger, der er på vej og som bliver vigtige for kommunernes arbejde med at transformere de offentlige services. Der blev især fokuseret på tre teknologier: Dokumentboks (og NemSMS), Den nye Digital Signatur, og udnyttelsen af e-indkomstregisteret i kommunal sammenhæng.

Fra kultur til teknologisk forandring

Den efterfølgende diskussion bød på væsentlige pointer fra både forskere og praktikeres side. Det blev af deltagerne påpeget, at der skal ske en lokal ”oversættelse” af de digitale løsningers værdi fra den nationale retorik til den kommunale kontekst. Medarbejdernes rolle skal også ændre sig væsentligt. De skal ikke blot være fagspecialister men i større og større grad tage funktionen af konsulenter for borgerne. Deltagerne gav også udtryk for et ønske om mere åbenhed i de udmeldinger, der gives om realiseringen af potentialer ved specifikke it-løsninger. Det kan fx være konkrete mål for besparelse, der ligger bag en given digitalisering.

Det er en væsentlig udfordring at arbejde efter princippet keep it simple i forbindelse med digitaliseringsarbejdet. Det er nødvendigt for at ændre perspektivet fra at fokusere på langtidsinvesteringer til at fokusere mere på kortere tiltag, som har gevinster, der er lettere at høste (Quick Wins). Det er også væsentligt at blive bedre til at eksekvere (udføre digitaliseringsprojekter), så man kan undgå forandringstræghed i organisationen.

Det er afgørende vigtigt i digitaliseringsprocesserne at have styr på egen forretning. Det vil konkret vil sige at have forståelse for egne opgaver. Herunder også evnen til kritisk at vurdere om digitalisering er relevant og dermed også at vide, hvornår en ny it-baseret løsning ikke er den bedste til en given opgave.

Det er et generelt vilkår i kommunerne, at politikerne ikke går i spidsen. Det er derfor en konstant udfordring at fastholde fokus fra ledelse og politikere på disse opgaver, selvom man sjældent vinder valg på at gennemføre administrative forandringer. Endelig er det vigtigt at fokusere på en åben og bedre dialog med borgerne for at skabe tryghed omkring nye digitale løsninger.

Som afslutning på workshoppen blev der givet nogle bud på hvilke organisatoriske forandringer der skal gennemføres i kommunen for at de nævnte udfordringer håndteres bedst. Her blev der kort peget på tre indsatsområder: Økonomi/bevillingssystemer, incitamentsstrukturer, og nye jobfunktioner. Alle tre områder er strukturelle rammer, der alle skal skabes eller omorganiseres for at de nødvendige organisatoriske forandringer kan ske. Det er også vigtigt at ”turde” forandringen. Der kan være emner som er svære at snakke om. Fx de kommunale medarbejderes rolleskift fra at være ekspert til i højere grad at fungere som konsulenter.

 

 

Slut med lange formularer?

Af phd-studerende Morten Bohøj, Alexandra Instituttet

En stor del af kommunikationen med det offentlige er centreret omkring skemaer og formularer. Disse formularer er tilgængelige som enten papirdokumenter eller elektroniske formularer på nettet.

Vi undersøgte denne kommunikation nærmere i forbindelse med barselscasen sidste efterår. Et papirdokument, som eksempelvis en formular om ansøgning af barselsdagpenge, skal kunne håndtere forskellige ansøgere på samme dokument og ansøgeren vil derfor ofte ikke skulle udfylde alle felter i formularen. Når det gælder barsel er der fx både en mor og far involveret. Moren, eller faren kan fx støde på felter som kun skal udfyldes, hvis der er givet et bestemt svar i det foregående felt. Ofte skal flere felter springes helt over, når borgeren møder formuleringer som ”Hvis ja udfyld 11-14, ellers udfyld 15-18”. De elektroniske udgaver af disse papirdokumenter er ofte direkte ”oversat” fra de papirskemaer de afløser, og har dermed også disse betingelsesfelter.

Tilpassende dokumenter

I forbindelse med barselscasen undersøgte vi muligheden for at bruge tilpassende, eller adaptive dokumenter til de elektroniske udgaver. At dokumenterne er adaptive vil sige, at formularerne tilpasser sig efterhånden som felterne udfyldes. Den elektroniske formular viser således kun de felter, som er relevante for den enkelte ansøger. Udover at formularen tilpasser sig efterhånden som den udfyldes, vil den også kunne tjekke de indtastede oplysninger, f.eks. om CPR-numret har det rigtige format. Informationer vil også kunne hentes ind, f.eks. adressen fra folkeregisteret via CPR-numret, så man ikke skal taste den ind igen.

 

Billede 1: Gennemgang af ansøgningsskemaer med sagsbehandlere fra barselsområdet. Vi kiggede her efter afhængigheder mellem felter i dokumenterne.

Workshop kortlagde potentialet i tilpassende dokumenter

Ved en workshop på ydelsescentret i Århus havde vi medbragt forskellige papirudgaver af ansøgningsdokumenter for at få input til hvordan disse kunne gøres mere tilpassende i en elektronisk udgave (billede 1). Det blev til en del små noter ved de fleste felter, som fortalte både om sammenhæng med andre felter og typiske værdier. Vi havde desuden lavet en demoudgave af et adaptivt dokument, for at demonstrere, hvad vi snakkede om. Billede 2 viser dette dokument i forskellige stadier af udfyldelse, bl.a. hvordan der til start kun er et felt til CPR-numret, hvorefter adressefelterne dukker op, med informationerne hentet fra databasen. Desuden dukker felter om ægtefælle kun op, hvis man angiver sig som gift.

 

Billede 2: Forskellige stadier af et adaptivt dokument

Med i undersøgelserne af de adaptive dokumenter, var også daværende  kandidatstuderende ved datalogi, Henrik Gammelmark. Henrik udviklede det bagvedliggende skelet, som blev benyttet til de elektroniske udgaver af formularerne og forsvarede sit speciale i foråret til en flot topkarakter. Niels Olof Bouvin var vejleder.

eGov+ projektet inviterer til åben konference d. 12. januar 2010 i Århus

I stedet for de halvårlige fællesmøder vil vi i januar invitere til en åben konference for alle interesserede ansatte og beslutningstagere i kommuner, såvel som regioner og andre offentlige myndigheder, leverandører af it-løsninger til det offentlige, konsulenter, interne it-udviklere i kommuner og offentlige myndigheder, og interesseorganisationer på borgernes, brugernes og udviklernes sider.

 

Temaet bliver: Bedre kommunal service gennem ny anvendelse af it? Vi præsenterer resultater og formidler diskussioner til alle interesserede.

En egentlig invitation får I senere men sæt kryds i kalenderen allerede nu.

 

Vi forestiller os en arbejdskonference, hvor vi kombinerer præsentationer af projektet med et gæsteforedrag med paneler og workshops, hvor deltagerne er aktive, og der foregår noget af relevans for alle vore målgrupper.

Kort nyt

Projektet skal aflægge midtvejsrapport til Forskningsstyrelsen pr. 1. februar 2010. Nogle af jer vil blive kontaktet af os i den anledning. Der bliver også indkaldt til et styregruppemøde inden d. 1. februar. Også her vil de involverede høre nærmere.

Som det fremgår af vores hjemmeside, egovplus.dk, har vi hen over sommeren præsenteret projektet, og ikke mindst barselscasen på en del videnskabelige konferencer.  Vore ideer bliver generelt modtaget godt i forskningsverdenen, hvilket vi jo er glade for.

I det hele taget har første halvdel af efteråret stået i rejsens tegn. Susanne Bødker har opholdt sig i Stockholm, hvor hun bl.a. har holdt foredrag om projektet på tre forskellige universiteter. Morten Bohøj har været i Bonn som en del af sit PhD-projekt og er kommet hjem med nye ideer.

Susanne Bødker har været med til at stifte European Society of Socially Embedded Technologies, som bl.a. skal være med til at drive lobby-arbejde i EU for flere forskningsmidler til teknologisk forskning, der tager udgangspunkt i brugernes behov. Dette er nødvendigt fordi EU’s forskningsmidler i højere og højere grad sendes i retning af automatik og robotter og væk fra teknologi, der kan hjælpe brugere i deres arbejde og hverdag.

Endelig er Ellen Christiansen tilbage i projektet efter sin udflugt til det syddanske. Velkommen tilbage, Ellen!

 

Print Tip en ven
Senest opdateret: 04/11/09 , © Alexandra Instituttet A/S